I. Základní ustanovení
Správcem osobních údajů podle čl. 4 bodu 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR”) je společnost ORLEN Unipetrol RPA s.r.o. - POLYMER INSTITUTE BRNO, odštěpný závod, se sídlem Brno, Tkalcovská 36/2, PSČ: 602 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, sp. zn. A 26211, IČO:27597075 (dále jen „PIB“ nebo „Správce“).
PIB klade velký důraz na transparentnost zpracování a bezpečí Vašich osobních údajů, které jsou považovány za přísně důvěrné, a nakládá s nimi v souladu s GDPR, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a dalšími platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.
Pro zajištění bezproblémové komunikace mezi Vámi a společností PIB byl jmenován Pověřenec pro ochranu osobních údajů, který je Vám v případě dotazů či nesrovnalostí se zpracováním osobních údajů k dispozici na emailu osobniudaje@orlenunipetrol.cz nebo na adrese ORLEN Unipetrol RPA, s.r.o., Odbor ochrany osobních údajů, Milevská 2095/5, 140 00 Praha 4.
Společnost PIB si Váží Vaší důvěry a proto Vás v souladu se zásadou transparentnosti tímto dokumentem „Zásady ochrany osobních údajů“ informuje o zpracování Vašich osobních údajů, které jsou potřebné pro níže uvedené účely.
II. Účely zpracování osobních údajů a jejich právní základ
1. Realizace a plnění smluvního vztahu
Společnost PIB se zabývá výrobou a prodejem rafinérských, petrochemických a maloobchodních produktů a doplňkových služeb. Při této obchodní činnosti dochází ke zpracování osobních údajů a to především partnera (zákazník, dodavatel) jako fyzické osoby a dalších osob, typicky kontaktních a jiných osob na straně partnera jako právnické osoby.
Účelem zpracování osobních údajů je realizace a plnění smluvního vztahu, tj. dodání objednaného produktu, zajištění dopravy, výkon práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi partnerem a PIB a další smluvní závazky. Právní základ pro zpracování osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. b) GDPR neboli zpracování nezbytné pro splnění smlouvy a pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy. Kontaktní údaje fyzických osob, které zastupují partnera, jako právnickou osobu zpracováváme, neboť je to nezbytné k plnění smlouvy s partnerem, a zpracování je založeno na společném oprávněném zájmu partnera a PIB na poskytování sjednaných služeb.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje PIB tyto údaje:
Identifikační údaje (jméno, příjmení, IČ, DIČ, případně RČ)
Kontaktní údaje (e-mailová adresa, poštovní adresa, telefonní číslo, funkce)
Číslo bankovního účtu
Provozní záznamy (zápisy ze schůzek, pokyny apod.)
Údaje o objednávce, dodávce, údaje o platbě
Nezbytnou komunikaci mezi partnerem a PIB
2. Plnění zákonných povinností v rámci účetní a daňové agendy
Účetní doklady, údaje o Vašich platbách a další informace vyžadované zákonem zpracováváme pro splnění našich zákonných povinností, tj. čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
3. Komunikace s tazateli
V případě, že kontaktujete společnost PIB prostřednictvím emailu, poštovní adresy nebo jiným způsobem, budou informace o Vašem kontaktu zpracovávané pouze za účelem návazné komunikace s Vámi.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje PIB tyto údaje:
Identifikační údaje (jméno, příjmení)
Kontaktní údaje (e-mailová adresa, poštovní adresa či telefonní číslo)
Nezbytnou komunikaci mezi Vámi a PIB
4. Nábor zaměstnanců
Pokud se chcete stát členem týmu PIB a zašlete nám Váš životopis prostřednictvím odpovědního formuláře, budeme zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem výběrového řízení na Vámi zvolenou pracovní pozici. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. b) GDPR neboli zpracování nezbytné pro splnění smlouvy a pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy.
V případě, že se zúčastníte 1. kola výběrového řízení, můžete být požádán/a o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů, a to za účelem ověření či získání referencí u předchozích zaměstnavatelů, z veřejných zdrojů a ve veřejných rejstřících právnických a fyzických osob z důvodu ověření pravdivosti Vámi poskytnutých informací a předcházení střetu zájmů s činností skupiny ORLEN Unipetrol.
Kompletní informaci o zpracování osobních údajů za tímto účelem získáte v každé úvodní hlavičce nabízené pracovní pozice.
5. Zasílání nabídek obdobných pracovních pozic
Pokud jste udělil/a společnosti PIB souhlas se zpracováním osobních údajů za účelem evidování Vaší osoby jako zájemce o jiné vhodné pracovní místo v rámci skupiny ORLEN Unipetrol, budou Vaše osobní údaje zpracovávány k zasílání nabídek obdobných pracovních pozic. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. a) GDPR neboli Váš dobrovolný souhlas, který je možné kdykoliv odvolat.
Kompletní informaci o zpracování osobních údajů za tímto účelem získáte v každé dolní části nabízené pracovní pozice.
6. Zasílání obchodních sdělení
Naše klienty ve zdravé periodicitě kontaktujeme s nabídkou dalších služeb nebo s pozvánkou na některou z našich akcí, případně s aktuálními novinkami v oboru. Pokud takové informace nechcete dostávat, odpovězte na náš email nebo nám jiným způsobem tuto informaci sdělte a my Vám vyhovíme.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje PIB tyto údaje:
Identifikační údaje (jméno, příjmení)
Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo)
7. Plnění pracovně-právního vztahu
Naši zaměstnanci jsou informováni o zpracování jejich osobních údajů individuálně.
III. Doba uchování osobních údajů
Vaše osobní údaje zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou je PIB povinen jakožto správce osobních údajů osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů, nebo po dobu, na kterou jste nám ke zpracování udělil/a souhlas. V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování anebo je stanovena.
Správce uchovává osobní údaje:
po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Vámi a správcem a k uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů (po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu);
po dobu 1 roku od ukončení vzájemné interakce u osobních údajů zpracovávaných za účelem zodpovězení Vašeho dotazu;
po dobu stanovenou příslušnými zákony v případě, kdy plníme naše zákonné povinnosti, v případě vedení účetnictví může tato doba dosáhnout až 10 let;
do odvolání souhlasu subjektem údajů u zpracování osobních údajů založeného na základě souhlasu subjektu údajů, maximálně však po dobu 2 let od udělení souhlasu;
po dobu 6 měsíců od ukončení výběrového řízení na danou pracovní pozici.
Po uplynutí doby uchování správce osobní údaje zlikviduje.
IV. Předávání osobních údajů
Ve společnosti PIB jsou Vaše osobní údaje uchovávány v maximálním bezpečí a zpřístupněny pouze oprávněným zaměstnancům, či jednotlivým zpracovatelům a správcům osobních údajů, a to pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování. Bezpečí Vašich osobních údajů je u těchto příjemců zajištěno prostřednictvím jejich smluvních závazků.
Za určitých podmínek je společnost PIB pak oprávněna některé Vaše osobní údaje předat na základě platných právních předpisů, například orgánům činným v trestním řízení či dalším orgánům veřejné moci.
Společnost PIB, jako člen skupiny ORLEN, využívá konsolidace IT systémů a Vaše osobní údaje jsou uloženy na serverech v Polsku.
ORLEN Unipetrol RPA nepředává osobní údaje mimo území EU, EHP či mezinárodním organizacím.
V. Vaše práva
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte následující práva:
1. Právo na přístup k osobním údajům
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte na základě Vaší žádosti právo na poskytnutí informací a na poskytnutí kopie Vašich zpracovávaných osobních údajů. V případě opakované žádosti bude společnost PIB oprávněna za kopii poskytnutých osobních údajů účtovat přiměřený poplatek. O takovém postupu Vás bude informovat.
2. Právo na opravu
Pokud se domníváte, že osobní údaje, které zpracováváme, jsou nepřesné, neaktuální nebo jinak nesprávné, kontaktujte nás a my je opravíme. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti.
3. Právo na výmaz
Pokud již osobní údaje nejsou nezbytné k zajištění stanoveného účelu, nebo odvoláte souhlas s jejich zpracováním, na Vaši žádost tyto osobní údaje vymažeme. V některých případech je však Vaše právo omezeno. Například osobní údaje, které zpracováváme na základě našich zákonných povinností nelze vymazat před uplynutím zákonem stanovených archivačních lhůt. Nebo v případě osobních údajů souvisejících s poskytováním služeb nelze tyto vymazat před uplynutím lhůt k případnému uplatnění souvisejících nároků (náhrada škody, reklamace atd.).
4. Právo na omezení zpracování
Máte právo na omezení zpracování pokud:
osobní údaje, které zpracováváme, jsou nepřesné;
zpracování je nezákonné;
osobní údaje již nejsou potřeba, ale Vy je potřebujete pro určení, výkon nebo obhajobu právního nároku;
podal/a jste námitku proti zpracování.
Po dobu omezení budou Vaše osobní údaje u nás pouze uloženy a nebudou s nimi prováděny žádné operace bez Vašeho souhlasu. Omezení zpracování trvá po dobu, po kterou trvá některá z výše uvedených situací. O případném ukončení omezení budete informováni.
5. Právo podat námitku
Proti zpracování, založeném na základě oprávněného zájmu a pro přímý marketing, můžete podat odůvodněnou námitku. Oprávněnost námitky bude posouzena a o rozhodnutí budete vyrozuměni prostřednictvím Vámi zvoleného kontaktu.
6. Právo na přenositelnost údajů
V případě, že chcete, aby společnost PIB Vaše osobní údaje předala třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost osobních údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva byla dotčena práva a svobody třetích osob, PIB nebude moci Vaší žádosti vyhovět.
7. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
V případě zpracování osobních údajů na základě Vašeho souhlasu, můžete tento souhlas kdykoli odvolat. Pokud si tak přejete učinit, kontaktujte nás se svojí žádostí prostřednictvím kontaktních údajů Pověřence pro ochranu osobních údajů uvedených níže.
8. Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování včetně profilování
Automatizované rozhodování včetně profilování v rámci naší činnosti nevyužíváme.
9. Právo podat stížnost k dozorovému orgánu
Pokud máte pocit, že s Vašimi osobními údaji není nakládáno podle zákona, máte právo obrátit se s Vaší odůvodněnou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika.
Při realizaci Vašich práv se na nás obracejte prostřednictvím kontaktních údajů Pověřence pro ochranu osobních údajů na emailu osobniudaje@orlenunipetrol.cz, nebo na adrese ORLEN Unipetrol RPA, s.r.o., Odbor ochrany osobních údajů, Milevská 2095/5, 140 00 Praha 4. PIB si vyhrazuje právo přiměřeným způsobem ověřit identitu subjektu údajů uplatňujícího výše uvedená práva.
VI. Sociální sítě
Chceme být neustále ve spojení a sdílet s Vámi naše aktivity prostřednictvím profilů na sociálních sítích jako je Facebook, Twitter, YouTube, Instagram a LinkedIn. Naše vlastní internetové stránky nevyužívají sociální pluginy ale pouze odkazují na naše profily na sociálních sítích, které mohou obsahovat fotografie a videa z různých námi pořádaných akcí.
Informace o účelu a rozsahu shromažďování údajů a jejich dalším zpracování poskytovateli sociálních sítí, stejně jako související informace o Vašich právech a možnostech nastavení s ohledem na ochranu Vašeho soukromí naleznete přímo na sociálních sítích.
Informace o zpracování osobních údajů sociální sítě Facebook:
http://www.facebook.com/policy.php
Informace o zpracování osobních údajů sociální sítě Twitter:
https://twitter.com/privacy
Informace o zpracování osobních údajů sociální sítě YouTube:
https://support.google.com/youtube/answer/2801895?hl=cs
Informace o zpracování osobních údajů sociální sítě Instagram:
https://help.instagram.com/519522125107875
Informace o zpracování osobních údajů sociální sítě LinkedIn:
https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=uno-reg-guest-home-privacy-policy
VII. Soubory cookies
Pro správnou funkci webových stránek je někdy nezbytné umístit malé datové soubory, označované jako cookies, na Vaše zařízení. Jednotlivé typy cookies a další informace jsme pro Vás přehledně připravily v banneru (okně), které můžete kdykoliv vyvolat přes tento odkaz.
Pro některé typy cookies je vyžadován Váš souhlas, který můžete kdykoliv změnit nebo odvolat prostřednictvím nastavení preferencí v banneru (okně), které můžete kdykoliv vyvolat přes tento odkaz Chci změnit nastavení cookies.
V případě udělení Vašeho souhlasu s užitím všech typů cookies bude Váš souhlas platný po dobu 12 měsíců pokud jej nezměníte dříve. V případě neudělení souhlasu bude Vaše volba uložena po dobu 14 dní a poté opět nabídnuta při návštěvě našich webových stránek.
V případě dotazů je Vám k dispozici náš pověřenec pro ochranu osobních údajů na emailu osobniudaje@orlenunipetrol.cz nebo na doručovací adrese ORLEN Unipetrol RPA s.r.o., Úsek ochrany informací, Milevská 2095/5, 140 00 Praha 4.
Tyto zásady byly aktualizovány dne 1. 7. 2021.